DE CASE
Bij een KMO met Engelstalig management werden vergaderingen genoteerd op papier, door verschillende mensen en in verschillende vormen. Die notities waren moeilijk terug te vinden, onvolledig en niet altijd correct. Wie een vergadering opneemt, moet bovendien kunnen aantonen dat elke aanwezige daarmee instemde. De opdrachtgever wilde één werkwijze op één toestel, zonder extra server of abonnement.
Een native Android-app op maat. Vóór de opname registreert elke aanwezige zich op het toestel en tekent voor toestemming. De vergadering wordt opgenomen, na afloop automatisch uitgeschreven met sprekerlabels en tijdstempels, en samengevat op het gekozen detailniveau. Daaruit bouwt de app een PDF met de handtekeningen op de laatste pagina en mailt die naar wie erom vroeg.
De app is in gebruik bij de opdrachtgever. Eén tik op Finish meeting volstaat om transcript, samenvatting, PDF en verzending af te werken. De opdrachtgever meldt een grote tijdswinst en duidelijkere, correctere verslagen dan met de papieren notities. Alle opnames en verslagen blijven in de private opslag van de telefoon.
ZO VERLOOPT EEN VERGADERING
DE FUNCTIES
Toestemming, opname, verslag en verzending zijn niet los naast elkaar gebouwd. Ze vormen één keten die na één tik volledig afloopt.
Elke aanwezige tekent op het toestel. De handtekeningen staan op de laatste pagina van elke PDF.
De vergadering wordt opgenomen in stukken van 15 minuten, ook met het scherm uit.
Het gesprek wordt na afloop uitgeschreven met sprekerlabels en tijdstempels.
Kort, gewoon of uitgebreid, telkens met beslissingen, actiepunten en open vragen in de taal van de vergadering.
Eén tik op Finish meeting bouwt de PDF en mailt die naar wie erom vroeg.
Opnames, transcripten en handtekeningen blijven in de private opslag van de telefoon. Geen server, geen account.
De organisator volgt het gesprek. Het verslag komt achteraf vanzelf en is voor iedereen hetzelfde.
Naam, tijdstip en handtekening van elke deelnemer zitten in het verslag.
Beslissingen, actiepunten en open vragen staan telkens op dezelfde plaats, in de taal van de vergadering.
We vertalen uw werking naar een app die eenvoudig start en de administratie erachter zelf afwerkt. Interesse in Note-taker voor uw eigen team? Laat het ons weten.